Ce este fișa de magazie
Fișa de magazie este registrul în care urmărești, pentru un singur produs (sau sortiment) și pentru o magazie, cum intră și cum iese marfa și ce stoc rămâne după fiecare document. În nomenclatorul documentelor financiar-contabile din România poartă codul 14-3-8, aprobat prin OMFP nr. 2.634/2015.
Normele specifice spun că fișa „servește ca document de evidență a intrărilor, ieșirilor și stocurilor de bunuri materiale”, că fișele se țin pe fiecare loc de depozitare și pe feluri de materiale, iar „înregistrările în fișele de magazie se fac document cu document” (sursă: legislatie.just.ro — OMFP 2634/2015, norme specifice).
Pentru un magazin mic, fișa de magazie este harta zilnică a raftului: știi dacă stocul din sistem (sau din registru) se leagă de NIR-uri, bonuri de consum, avize sau transferuri între gestiuni.
Cine trebuie să o țină
Obligația apare acolo unde există gestiune de stocuri — nu doar la depozite mari. Magazinele alimentare, băcăniile, brutăriile și patiseriile care recepționează marfă, produc din rețete sau transferă între puncte de lucru au nevoie de o evidență pe produs. Contabilul poate cere fișe pe hârtie, export din program sau ambele.
Dacă folosești deja un soft de gestiune, rapoartele din program înlocuiesc adesea fișa clasică — dar la controale sau la reconcilierea cu NIR-urile, un PDF lizibil pe modelul 14-3-8 rămâne util. Generatorul de mai sus este gratuit și nu înlocuiește politica contabilă a firmei tale; o folosești ca șablon sau arhivă.
Cum completezi formularul 14-3-8
Modelul oficial are, în antet:
- Unitatea (denumirea firmei);
- Magazia (locul de depozitare);
- Materialul (produsul), U/M și preț unitar unde este cazul;
- pe fiecare rând: data, documentul (număr și fel), intrări, ieșiri, stoc și coloana pentru data și semnătura de control.
În practică, la intrări treci cantitatea din NIR sau din factura de achiziție; la ieșiri — vânzări zilnice centralizate, bon de consum pentru producție sau transfer către altă magazie. Stocul se obține rulând soldul: stoc anterior plus intrări minus ieșiri. Generatorul face aritmetica pentru tine; pe hârtie poți verifica manual ultimul rând înainte de semnătură.
Pentru recepție, completează întâi nota de recepție (NIR) — cod 14-3-1A din același ordin — apoi copiază pe fișă data, numărul și cantitatea recepționată. Astfel NIR-ul și fișa de magazie spun aceeași poveste.
Sfaturi pentru magazine mici
- Ține o fișă pentru produsele cu rotație mare sau cu risc de diferențe (lactate, carne, băuturi).
- Notează felul documentului clar: „NIR”, „Aviz”, „Bon consum”, „Transfer” — contabilul recunoaște rapid sursa.
- La sfârșit de lună, compară stocul din fișă cu inventarul fizic; diferențele le discuți cu echipa și le documentezi.
- Folosește butonul „Model gol” dacă vrei doar layout-ul tipărit, fără date, pentru completare manuală la depozit.
Confidențialitate
Numele produselor, prețurile și cantitățile introduse rămân în browser. Analytics-ul Tapselo înregistrează doar că ai folosit unealta (acțiuni print sau generate_pdf), fără conținut din formular.