Registrul unic de control: cine îl ține, formatul legal și amenzile

Registrul unic de control (RUC) este registrul în care se notează, la fiecare control, cine verifică firma, din ce instituție, în ce perioadă și ce act se încheie. Legea nr. 252/2003 îl impune persoanelor juridice înmatriculate la ONRC; îl ridicați de la unitatea fiscală din zona sediului social, îl păstrați la sediu și la punctele de lucru autorizate și îl prezentați la cererea oricărui organ de control.

Ce este registrul unic de control

Potrivit art. 2 alin. (1) din Legea nr. 252/2003, registrul are scopul de a evidenția toate controalele desfășurate la contribuabil de organele de control specializate — financiar-fiscal, sanitar, fitosanitar, urbanism, calitate în construcții, protecția consumatorului, protecția muncii, inspecția muncii, protecția împotriva incendiilor și alte domenii prevăzute de lege.

Art. 2 alin. (2) cere ca evidența să se facă cu semnăturile reprezentantului legal al contribuabilului și ale organului de control. Un singur registru centralizează vizitele tuturor instituțiilor, astfel încât un inspector nou vede istoricul controalelor legate de domeniul lui (art. 3 alin. (3)).

Cine trebuie să țină registrul

Art. 1 alin. (1): contribuabilii persoane juridice înregistrate la Oficiul Național al Registrului Comerțului, autorizate potrivit legii, au obligația să țină registrul unic de control.

Art. 1 alin. (2): celelalte categorii de contribuabili pot ține registrul, la alegere.

Pentru un magazin organizat ca SRL, obligația este clară. Formele în care titularul este persoană fizică (de exemplu PFA sau II) nu sunt menționate la art. 1 alin. (1) ca persoane juridice; pentru ele nu am găsit în Legea 252/2003 o obligație directă — doar opțiunea de la alin. (2), dacă intră în categoria „celorlalte contribuabili”.

Unde se păstrează: art. 5 alin. (2) — la sediu social și la fiecare sediu secundar pentru care s-au eliberat avize, autorizații și/sau acorduri de funcționare. Un magazin cu punct de lucru autorizat separat are nevoie de registru și acolo.

Art. 5 alin. (1): registrul se numerotează, se sigilează și se păstrează de reprezentantul legal sau înlocuitorul acestuia.

Format fizic și regim electronic

Ce prevede legea în vigoare (forma consolidată pe legislatie.just.ro):

• Art. 5 alin. (1) descrie registrul ca document numerotat și sigilat, păstrat la unitate.
• Art. 6 alin. (1) — registrul se eliberează, contra cost, de direcțiile generale ale finanțelor publice (structuri ANAF) din raza sediului social.
• Art. 10 — registrul unic de control se tipărește de Compania Națională „Imprimeria Națională” S.A., sub autoritatea Ministerului Finanțelor Publice.

În textul consolidat al Legii nr. 252/2003 nu există dispoziție care să instituie un registru unic de control electronic sau online în locul registrului fizic. Nu am identificat pe Portalul Legislativ un act de modificare adoptat care să introducă format electronic; propunerile legislative din 2010 și 2022 pentru modificarea legii au fost respinse (nu schimbă textul în vigoare).

Concluzie pentru 2026: obligația legală rămâne legată de registrul fizic achiziționat de la ANAF, conform art. 5–6 și 10. Orice aplicație sau procedură electronică ar necesita o lege nouă sau o modificare publicată în Monitorul Oficial — nu o presupunem în acest ghid.

Ce se înscrie în registru și cine completează

Înainte de control — organul de control

Art. 3 alin. (2): înainte de începerea controlului, organul de control consemnează:

• numele și prenumele persoanelor împuternicite;
• unitatea de care aparțin;
• numărul legitimației de control;
• numărul și data delegației/ordinului de deplasare;
• obiectivele controlului;
• perioada controlului și perioada controlată;
• temeiul legal al controlului.

Art. 3 alin. (4): controlul nu poate începe decât după consemnarea acestor date în registru.

Art. 3 alin. (1): contribuabilul are obligația de a prezenta registrul la cerere.

Art. 3 alin. (5): dacă registrul nu este prezentat, verificarea se face oricum, iar cauzele neprezentării se notează în actul de control.

După control — organul de control

Art. 4: după finalizare se înscriu obligatoriu numărul și data actului de control întocmit.

Reprezentantul firmei

Art. 2 alin. (2) — semnătură la evidențierea controlului. Păstrarea registrului sigilat: art. 5 alin. (1).

Art. 9 (pentru completitudine): neînscrierea elementelor de la art. 3 alin. (2) și art. 4 de către organele de control este abatere disciplinară pentru inspector, nu contravenție pentru comerciant.

Cum obții registrul de la ANAF

Art. 6 alin. (1): registrul se eliberează contra cost de DGFP/structura ANAF din raza sediului social:

• pe baza certificatului de înregistrare (comercianți);
• pe baza certificatului de înregistrare fiscală (alte categorii de contribuabili).

Art. 6 alin. (3): contribuabilii nou-înființați îl achiziționează în 30 de zile de la data înregistrării.

Întrebare–răspuns ANAF confirmă că, la schimbarea sediului social, nu este obligatoriu să cumpărați un registru nou — obligația de achiziție în 30 de zile se aplică contribuabililor nou-înființați.

Unitățile ANAF publică, pe site-ul static, programul de vânzare și documentele cer la ghișeu (de exemplu certificat de înregistrare, certificat constatator pentru punct de lucru, delegație). Prețul este afișat local (exemplu ANAF Constanța: contravaloare RUC 30,25 lei — suma poate diferi; verificați anunțul unității dumneavoastră).

La punct de lucru separat, procedura ANAF din programul de vânzare cere de regulă și certificat constatator pentru sediul secundar — în linie cu art. 5 alin. (2).

Amenzi pentru contribuabili

Art. 7 definește contravențiile:

• lit. a) — neachiziționarea registrului de la DGFP din raza sediului social, în termenul din art. 6 alin. (2) și (3);
• lit. b) — neprezentarea registrului la solicitarea organelor de control (art. 3 alin. (1)).

Art. 8 alin. (1) din Legea nr. 252/2003 stabilește amenzile în lei vechi (moneda din 2003). Pentru sumele aplicabile astăzi în lei (RON), Legea nr. 348/2004 privind denominarea monedei naționale stabilește raportul 10.000 lei vechi = 1 leu nou (art. 1 alin. (1)) și prevede că sumele din actele normative emise înainte de 1 iulie 2005 se înlocuiesc prin împărțire la 10.000 (art. 5 alin. (5)).

Art. 8 alin. (2): constatarea și aplicarea sancțiunilor revin organelor de control specializate.

Art. 8 alin. (3): dispozițiile se completează cu OG nr. 2/2001 privind regimul juridic al contravențiilor, aprobată cu modificări prin Legea nr. 180/2002 (procedură de constatare, contestare etc.).

Legătura cu activitatea de magazin

Registrul unic de control nu înlocuiește registrul de casă sau evidența vânzărilor — este doar jurnalul controalelor oficiale. Pentru încasări și plăți în numerar, vedeți ghidul despre plafoanele de numerar și unealta registru de casă.